Coach for Change

พัฒนาองค์กร: ภาพรวมของการบริหารการเปลี่ยนแปลง

สิ่งที่แน่นอนคือความไม่แน่นอน” เป็นคำสอนทั้งในทางโลกและทางธรรมเพื่อให้ทุกคนเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา ทุกสิ่งในโลกมีการเคลื่อนไหว ไม่คงที่ ไม่ยั่งยืน เปลี่ยนแปรรูปไปตามเหตุและปัจจัยใหม่ แต่ในชีวิตจริงของมนุษย์ทำงานนั้น การที่จะให้ “คน” ยอมรับและเข้าใจธรรมชาติของการเปลี่ยนแปลงในองค์กรว่าเป็นเรื่องธรรมดา และการทำให้ “คน” สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงซึ่งเกิดขึ้นอยู่เสมอนั้น ยังเป็นสิ่งที่ยากและท้าทาย แต่ไม่ว่า“คน” จะยอมรับและปรับตัวหรือไม่ มากน้อยเพียงใด การเปลี่ยนแปลง ยังเป็นสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นและย่อมจะส่งผลกระทบซึ่งอาจเป็นได้ทั้งในทางบวกหรือทางลบ ดังนั้นการทำความเข้าใจ การสร้างทักษะในการรับมือ และบริหาร การเปลี่ยนแปลงอย่างสร้างสรรค์ จึงเป็นเรื่องสำคัญเรื่องหนึ่ง สำหรับทุกองค์กร

การเปลี่ยนแปลงคืออะไร

การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กร (Change) มีสาเหตุมาจาก 2 ปัจจัย คือ

  • ปัจจัยภายนอก (external factors) ได้แก่ปัจจัยด้านการตลาด (market) ลูกค้า (customer) ผลิตภัณฑ์ (product) และการบริการ (service)
  • ปัจจัยภายใน (internal factors) ได้แก่ปัจจัยด้านนโยบายขององค์กร (policy) กระบวนการทำงาน (business process) โครงสร้างขององค์กร (organization structure) การนำระบบงานและเทคโนโลยีใหม่มาใช้งาน (new technology)

ในฐานะที่องค์กรเป็นส่วนย่อยของสังคม เมื่อสภาพแวดล้อมภายนอกเปลี่ยนแปลงไป องค์กรจึงไม่อาจหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นเพื่อความอยู่รอด หลายองค์กรจึงได้เตรียมตัวให้พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง หลายองค์กรใช้การเปลี่ยนแปลงให้เป็นประโยชน์ดังจะเห็นได้ว่ามีการปรับปรุงระบบงานและกระบวนการบริหารงาน หรือนำระบบงาน หรือเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้ในการพัฒนาองค์กร ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร การลดต้นทุน การปรับปรุงกระบวนการทำงาน การพัฒนาระบบ Competency Management การประเมินผลสำเร็จของหน่วยงานโดยใช้ Balanced Scorecard การพัฒนาคุณภาพทั่วทั้งองค์การ (Total Quality Management) ระบบการบริหารผลงาน (Performance Management System) การจัดการความรู้ (Knowledge Management) การออกแบบและติดตั้งระบบ Enterprise Resource Planning: ERP การพัฒนาและติดตั้งระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ ระบบบัญชี หรือ ระบบบริหารลูกค้า เป็นต้น

ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงในองค์กรส่วนใหญ่เป็นเรื่องของวัฒนธรรมองค์กร คน และกระบวนการทำงาน ซึ่งมักมีความเกี่ยวข้องกับอารมณ์และความรู้สึก ดังนั้นจึงมีคำกล่าวว่าการบริหารการเปลี่ยนแปลง แท้จริงคือการจัดการที่เกี่ยวข้องกับ “คน” และ “องค์กร” (Change management is about the people and organization dimensions)

การเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่จึงมักสร้างความตึงเครียด ความสับสน ความขัดแย้ง แก่ คน ท้ายที่สุดอาจส่งผลต่อองค์กรคือการลดประสิทธิภาพและประสิทธิผลของงานลงจะเห็นได้ว่าเมื่อมีปรับปรุงระบบงานและกระบวนการบริหารงาน การนำระบบงานหรือเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้ในการพัฒนาองค์กร จะเกิดความคิดหรือคำถามต่างๆขึ้นในใจของพนักงาน ซึ่งอาจนำไปสู่การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง เช่น

    • ฉันไม่คุ้นเคยกับการทำงานแบบนี้ อนาคตการทำงานจะเกิดอะไรขึ้นบ้าง?
    • สายการบังคับบัญชาจะเปลี่ยนแปลงหรือไม่?
    • มีความจำเป็นต้องเพิ่มหรือลดอัตรากำลังหรือไม่ จะกระทบกับฉันหรือไม่?
    • ผลงานของเราเป็นที่น่าพอใจแล้วหรือยัง?
    • กระบวนการทำงานใหม่ ไม่ได้ช่วยให้ฉันได้เงินเดือนหรือผลตอบแทนเพิ่มขึ้นสักหน่อย ทำไมจึงต้องเปลี่ยน?
    • บทบาทหน้าที่ของฉันเปลี่ยนไปเพราะเปลี่ยนกระบวนการทำงานใหม่นี่แหละ แถมยังต้องทำงานมากกว่าเดิมอีก

 

องค์กรที่ไม่มีการบริหารการเปลี่ยนแปลง ย่อมเกิดการต่อต้าน หรือใช้เวลานานในการทำให้เกิดการยอมรับ ซึ่งโดยทั่วไป สาเหตุของการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงนั้น อาจเกิดจากการไม่เข้าใจการเปลี่ยนแปลง เช่นวัตถุประสงค์หรือสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงไม่ชัดเจน มีความคลุมเครือของผลลัพธ์ หรือเกิดจากความกลัวที่จะเสียประโยชน์ กลัวสูญเสียอำนาจ กลัวเสียหน้า กลัวเสียศักดิ์ศรี กลัวลำบาก หรืออาจเกิดจากความไม่ไว้วางใจ หรือมีการเปลี่ยนแปลงกระทันหัน หรือพนักงานอาจรู้สึกผูกพันกับระบบเดิม กระบวนการทำงานหรือสิ่งเดิม หรืออาจเป็นเพราะพนักงานขาดความมั่นใจในตนเอง

บริหาร “การเปลี่ยนแปลง” อย่างไรดี

การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่ดีที่สุดที่ทุกองค์กรต้องการ คือการสร้างให้เกิดการยอมรับธรรมชาติของการเปลี่ยนแปลง และการเปลี่ยนวิกฤตที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงไม่ว่าเรื่องใดๆมาใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร ซึ่งการจัดการให้องค์กรมีความสามารถในการตอบสนองหรือจัดการเปลี่ยนวิกฤตที่เกิดจาก “การเปลี่ยนแปลง” มาใช้ให้เกิดประโยชน์นั้น ถือเป็นกระบวนการที่ต้องมีการสร้าง พัฒนาดำเนินการอย่างต่อเนื่อง และเป็นระบบ ตัวอย่างที่สามารถนำไปใช้ในองค์กรต่างๆ ได้แก่

  • การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง
  • การใช้เครื่องมือหรือกิจกรรมเกี่ยวกับการบริหารการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ

อ่านเพิ่มเติม

People Skills: Coaching in Corporate
Challenge องค์กรที่กำลังเติบโตอย่างต่อเนื่อง ต้องการให้ทีมผู้บริหารมีองค์ความรู้ กรอบวิธีคิดที่จำเป็นในการดูแลคนในทุกระดับให้มีทัศนคติที่ดี เรียนรู้ สร้างสรรค์ รับผิดชอบ สามารถดึงศักยภาพที่มีในตัวคนขึ้นมาใช้ทำงานตามกระบวนการเพื่อรองรับกา...
New Gen สำเร็จวิชา เรียนรู้ชีวิต ออกเดินให้ตรงทาง
(Why) ในห้องเรียน Life Mastery น้องน้อยสุด เพิ่งจบจากมหาวิทยาลัย เป็น New Gen เริ่มต้นชีวิตทำงาน การก้าวกระโดดออกจาก comfort zone เข้าสู่พื้นที่การทำงาน พบเจอสิ่งแวดล้อมใหม่ๆ เพื่อนใหม่ๆ คือการเปิดโลก เรียนรู้ ท้าทาย ตื่นเต้น สนุกสนาน ...
คำถามแห่งชีวิต กับ ครูภายใน
อยากเป็นลูกที่ดี ให้ถูกใจพ่อแม่ ต้องทำยังงัย? อยากเป็นแม่ที่ดี ควรทำอะไรบ้าง? อยากเป็นเมียที่ดี ควรเพิ่ม หรือลดอะไรในตัวเอง? ครูที่ดี ควรทำตัวยังงัย? คนรักที่ "ใช่" เป็นยังงัย?   หลายครั้งที่เรามีคำถาม มีปัญหาในใจ เราอาจอยากป...